Managers : comment éviter d’être sur-sollicité ?

L’une des problématiques majeures des managers est qu’ils sont souvent sur-sollicités et interrompus sans cesse par leurs équipes. Entre les mails, les appels, les réunions, les interpellations informelles… Il est difficile pour eux de se concentrer sur une tâche et d’avancer sur leur travail personnel!

Une étude a montré qu’en moyenne les managers échangeaient par mail avec plus de 20 collaborateurs et 20 clients par jour. En parallèle, ils sont 40% à penser qu’il y a trop de réunions. Le constat des managers sur la situation est sans appel : les échanges se multiplient mais perdent de leur valeur. À force d’être constamment sollicités, les managers n’arrivent plus à prendre le temps pour traiter chaque demande et chaque problématique correctement.

En tant que manager, il est bien évidemment normal d’avoir à gérer les interrogations et les appels à l’aide des collaborateurs, mais il est également possible d’éviter les demandes intempestives qui sont plus souvent synonymes de perte de temps et de stress que d’échanges productifs. À force de gérer les problèmes des autres, il est quasi-impossible de se concentrer sur les siens et cela peut vite mener à des frustrations.

Mais avant de pointer le doigt vers votre équipe, il est impératif de se poser les bonnes questions et d’analyser le problème. Pourquoi est-ce que vos collaborateurs vous sollicitent autant ? Est-il possible qu’ils ne soient pas assez autonome ? Est-ce qu’ils ont l’impression de devoir constamment vous demander votre avis ? Si c’est le cas, peut-être n’avez-vous pas suffisamment bien défini vos attentes auprès d’eux. Parfois, c’est tout simplement un problème de communication. De nos jours, beaucoup de managers adoptent la politique de « la porte ouverte » sans pour autant y mettre des règles et des limites. En parallèle, certains managers adoptent des comportements qui encouragent leurs équipes à les solliciter beaucoup ; c’est notamment le cas des managers qui sont dans le contrôle et qui ont du mal à faire confiance.

C’est pourquoi il est important pour les managers de définir avec leurs collaborateurs des directives claires, en définissant précisément les objectifs du travail de chacun, ainsi que ce qui est important et urgent. De son côté, le manager doit également identifier ses propres priorités et ce qu’il considère comme des sollicitations pertinentes ou non. Il s’agit ensuite de le formuler très clairement à l’équipe.

L’autre erreur à éviter est de donner immédiatement une solution à tous les appels à l’aide. Un manager doit accompagner ses collaborateurs et non pas faire le travail à leur place. L’idéal est donc d’encourager et de pousser les individus à trouver une solution eux-mêmes. Non seulement cela les aide à monter en compétence, mais leur confiance en eux se développe également, les poussant à tenter de résoudre plus de problèmes en totale autonomie. Cependant, pour cela, il faut aussi que le manager adopte une attitude positive face aux initiatives, aux erreurs et à la prise de risque.

Il s’agit également de donner l’exemple : un manager capable de définir ses limites et de les communiquer clairement ne peut qu’encourager le reste de son équipe à faire de même. En effet, au bureau tout le monde est susceptible d’être sollicité et interrompu dans son travail, c’est donc l’occasion d’apprendre à tout le monde à gérer son emploi du temps en laissant un peu de temps dans sa journée pour les demandes imprévues.

Malheureusement, malgré tous les efforts que l’on peut déployer, il y a toujours quelques récidivistes :

Il veut se faire bien voir auprès de vous et vous informe dès que ses dossiers avancent pour vous prouver qu’il fait du bon travail. Même si ses intentions sont bonnes, il peut parfois être un peu envahissant. C’est une énergie positive à canaliser ; vous devez lui donner un cadre dans lequel il peut s’exprimer. S’il vous interpelle au mauvais moment, proposez-lui d’en parler pendant une prochaine réunion ou un prochain point. Il ne faut pas hésiter à lui dire clairement que vous n’avez pas le temps et qu’il vous empêche d’avancer de votre côté.

Il a besoin de plus de temps, de plus d’argent, de plus de formations… Bref, il a toujours quelque chose à vous demander. Mais, du coup, vous êtes souvent amené à lui dire non, et vous avez peur que cela ne finisse par affecter sa motivation et son implication. Au lieu de simplement lui offrir une réponse ferme, sans appel, rappelez lui d’abord ce qui lui est déjà accordé. S’il a déjà fait une formation dans les 6 derniers mois, mettez en lumière ce que cela lui a déjà apporté.

Vous avez beau essayer de lui apporter des explications claires, il revient toujours à la charge pour vous demander des précisions supplémentaires. L’objectif est de l’aider à se poser les bonnes questions et lui donner les ressources nécessaires pour qu’il puisse trouver de lui-même les réponses. Si vous avez l’impression qu’il vous sollicite pour des choses évidentes, vous pouvez l’interroger : « est-ce une information que tu peux obtenir par toi-même ? »

Il faut aussi pouvoir identifier précisément les informations dont il a besoin pour lui communiquer et ne pas le laisser se noyer d’informations inutiles pour son poste et sa mission. Si vous avez l’impression qu’il tatillonne sur des détails sans réelle valeur ajoutée pour lui, n’hésitez pas à le recadrer en lui expliquant qu’il a déjà toutes les informations nécessaires pour avancer.

Le rôle de manager comporte beaucoup de subtilité : il y a une part d’accompagnement et d’aide mais également la nécessité de responsabiliser ses collaborateurs et de leur apprendre à avancer en autonomie.