Trop de collaboration peut nuire à la productivité

On vante souvent les mérites de la collaboration et du travail d’équipe : créativité, innovation, transmission de connaissances, croissance du sentiment d’appartenance et d’esprit d’équipe… Tout porte à croire que la collaboration est la clé de la productivité. Pourtant, force est de constater que le travail d’équipe n’est pas toujours facile à organiser et que, parfois, il finit même par compliquer la vie des collaborateurs. En effet, le constat général est que si la collaboration peut avoir un impact très positif, trop de collaboration peut finalement nuire à la productivité. Mais comment ?

Nicole Lipkin, psychologue américaine et auteure du livre « What Keeps Leaders Up At Night », a étudié les éléments perturbateurs pouvant affecter l’harmonie et l’efficacité d’un groupe. Ainsi, si la dynamique collective n’est pas propice au développement et à la productivité, les managers doivent agir rapidement pour rectifier sa trajectoire. Voici les points négatifs identifiés par Lipkin :

Quand les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas clairement explicités, il peut y avoir des confusions et même, dans certains cas, des conflits et des tensions. Il est tout particulièrement important de désigner rapidement un leader de groupe : c’est à lui de modérer les échanges et de trancher si un accord unanime n’est pas possible.

Étrangement, ce sont les groupes où les collaborateurs s’entendent le mieux où la productivité est la plus fragile. Pour que les échanges soient pertinents, les individus doivent être en mesure d’opposer leurs idées et de dire quand ils ne sont pas d’accord. Quand tous les membres d’un groupe de travail sont amis, ils auront tendance à éviter le conflit à tout prix, au détriment des propositions un peu plus décalées et en opposition avec l’avis général mais plus souvent à l’origine d’innovation. On appelle ce phénomène la théorie de l’impact social, qui a été développée dans les années 80.

Plus il y a de membres dans un groupe, plus le partage d’informations est compliqué. Il faut très vite se mettre d’accord sur un canal de communication commun et sur un système de centralisation de l’information. Le challenge est de s’assurer que tout le monde dispose des mêmes infos pour avancer harmonieusement dans la même direction. Il n’est pas non plus question de noyer l’équipe sous un océan de messages.

L’avantage de prendre une décision en équipe est que tout le monde peut participer et avoir son mot à dire et que personne ne peut contester après-coup. En revanche, avec la multiplication des opinions le processus décisionnel peut prendre beaucoup plus de temps. D’où l’importance de désigner un leader dès le début : il s’assure que l’équipe reste concentrée (l’objectif est de trouver des solutions, pas de débattre indéfiniment sans s’écouter) et passe rapidement dans une logique d’action.

Les collaborateurs qui n’évoluent que sur des projets de groupe ont souvent du mal à obtenir un feedback concret sur leur contribution individuelle. Les efforts de chacun tendent finalement à se perdre au profit des exploits du groupe. Cette situation peut être difficile à vivre pour certaines personnes qui auront besoin d’une reconnaissance individuelle plus importante.

En parallèle de ces problèmes qui peuvent se retrouver dans n’importe quelle configuration collective, on distingue également 4 styles d’équipe, basés sur des compétences comportementales collectives :

• Équipe méthodique : c’est une équipe qui a compris l’importance de l’organisation. Le travail est réparti et accompli selon des procédures spécifiques et chaque membre de l’équipe connaît bien son rôle. Le problème est que cette équipe laisse très peu de place pour l’imprévu. Le moindre écart, la moindre complication impacte énormément l’équipe et sa productivité.
• Équipe compétitive : la compétition peut apporter un élan très positif à une équipe composée de membres qui aiment se challenger. En général, les membres de cette équipe n’ont pas peur de débattre et d’être en désaccord. Malheureusement, il arrive que la compétition empêche les collaborateurs à avancer dans la même direction, poussant même certain à prendre des décisions allant plutôt dans le sens de leurs objectifs personnels que dans celui de l’équipe entière.
• Équipe agile : elle met la priorité sur la créativité, la curiosité et l’innovation. C’est généralement une équipe qui va privilégier l’improvisation et l’inspiration à une organisation et des process stricts. Il est difficile pour les managers de cadrer ce genre d’équipe.
• Équipe affinitaire : c’est une équipe qui s’entend très bien et qui n’a pas de mal à se mettre d’accord rapidement… malheureusement ses décisions sont prises dans l’optique de conserver une bonne ambiance et éviter les conflits. Les solutions ne sont donc pas toujours efficaces pour résoudre les vrais problèmes à moyen et long terme. C’est une équipe qui a du mal à sortir du biais de la pensée unique et qui évite le plus possible les débats, même ceux qui sont productifs.

Il est important pour les managers d’identifier rapidement le style d’équipe qu’ils managent, afin de pouvoir mettre en place les conditions propices pour surmonter les biais pouvant entraver la productivité. L’objectif du manager est de développer la performance collective et de permettre à chaque membre du groupe d’apporter sa contribution. Un groupe efficace n’est pas un groupe d’individus qui lancent des idées en attendant qu’une soit la bonne. Les vraies innovations proviennent d’une association d’idées et débats. Il ne peut donc y avoir de « mauvaise » contribution.