Offboarding : organiser un entretien de départ

Lorsqu’un salarié annonce sa démission, la seule préoccupation devient de lui trouver rapidement un remplaçant. Si les entreprises ont compris l’importance de l’onboarding, et sont de plus en plus nombreuses à soigner l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs, l’étape de l’offboarding est encore bien souvent négligée.

Elle regroupe l’ensemble des actions mises en place pour préparer le départ d’un collaborateur. Cela inclut notamment les démarches administratives, mais également la passation de poste, l’entretien de sortie et l’organisation du pot de départ.

Très courant dans les entreprises anglo-saxonnes, l’entretien de sortie se fait encore très rare en France, où l’on voit encore la démission et le licenciement comme la fin irrévocable de la relation entre un collaborateur et une entreprise. Pourtant, le monde du travail a bien changé et l’idée qu’un salarié puisse passer l’ensemble de sa carrière dans une seule et même entreprise est désuète. En moyenne, on reste aujourd’hui près de 3 ans dans une entreprise. Un collaborateur quittant son entreprise ne devrait plus être vu comme une trahison, mais plutôt comme l’opportunité de construire une relation différente.

Les meilleurs prescripteurs d’une entreprise sont bien souvent ses collaborateurs, les actuels comme les anciens. Un collaborateur qui part pour monter sa propre entreprise peut devenir un partenaire ou un fournisseur. Il connaît l’entreprise et si son expérience a été positive, il sera susceptible de la recommander à son réseau et, pourquoi pas, coopter des candidats intéressants.

Selon une étude, 85% des salariés seraient enclins à parler positivement de leur ancienne entreprise, à condition que leur départ se soit bien passé. Mieux encore : 70% des personnes interrogées se disent même prêts à réintégrer une entreprise qu’ils ont quittée.

En plus d’être un atout pour leur marque employeur, l’entretien de départ permet également aux entreprises d’identifier les problèmes en interne, à l’origine du départ des salariés. Management toxique, ambiance d’équipe désagréable, rémunération basse, manque de perspectives d’évolution… Autant de raisons pouvant augmenter le turnover.

Si un collaborateur part, il est toujours intéressant de chercher à comprendre pourquoi pour ensuite faire le nécessaire et éviter d’autres départs. Mais pour être sûr qu’il soit efficace, l’entretien de départ doit être soigné et préparé :

L’avantage premier de l’entretien de départ est son potentiel de transparence. En effet, quand un collaborateur s’apprête à partir, il n’a plus rien à perdre et peut donc se montrer très honnête. Le moment choisi pour mener cet entretien joue beaucoup sur son efficacité. L’idéal est de mener l’entretien en deux parties. Dès l’annonce du départ du collaborateur, il est important de s’entretenir avec lui pour comprendre pourquoi il a pris cette décision. C’est important de le faire rapidement, car les raisons évoquées peuvent peut-être permettre à l’entreprise d’ouvrir un dialogue constructif afin de résoudre certains problèmes et d’empêcher la démission.

Si malgré cela, le collaborateur souhaite toujours partir, alors la deuxième partie de l’entretien peut se faire plus tard, à quelque jours de son départ effectif, afin de récolter un feedback plus général sur son expérience dans l’entreprise, etc.

Si le collaborateur décide de partir car il n’apprécie pas son manager, cela va être difficile pour lui de le dire… ! Le mieux est donc de laisser le soin à une personne neutre de mener l’entretien auprès du candidat. La plupart du temps, c’est le responsable RH qui s’en charge.

Un entretien de départ ne s’improvise pas. Il doit être formel et ne pas être une surprise pour le collaborateur. Généralement, pour ses derniers jours, il est occupé à préparer la passation de poste : c’est donc important de lui donner une date et une heure précise pour qu’il se dégage du temps… et qu’il se prépare aussi à passer cet entretien !

L’objectif est de mener un entretien structuré, avec des questions préparées et ouvertes, selon un plan précis permettant d’instaurer une confiance progressive. Hors de question, donc, de commencer l’entretien en demandant directement au collaborateur pourquoi il part.

L’idée est d’aborder l’ensemble de son expérience dans l’entreprise, pas uniquement les raisons de son départ. Qu’a-t-il appris dans l’entreprise ? Qu’est-ce qu’il a aimé le plus/le moins à son poste ? Dans l’entreprise en général ? Aurait-il des pistes d’améliorations à conseiller à son manager ? Si oui, lesquelles ?

Ces entretiens de départ sont très utiles pour améliorer l’organisation d’une entreprise… À condition que les informations récoltées soient utilisées ! Rien ne sert de mener des entretiens pour au final ignorer les réponses des collaborateurs et ne rien changer du tout.

Les entretiens de départ doivent être évalués et comparés les uns avec les autres. L’objectif est d’identifier les réponses qui reviennent le plus souvent : ce sont les problèmes les plus importants à traiter, ceux à l’origine d’un fort turnover.

Pour conclure, on rappellera qu’il est important de garder contact avec ses anciens collaborateurs. La mise en place d’un réseau d’anciens sur LinkedIn, par exemple, est un excellent moyen de transformer ces derniers en ambassadeurs de l’entreprise et ainsi véhiculer une image d’autant plus positive.