Guide pratique pour une To-Do List idéale

Vous n’arrivez jamais à bout de votre To-Do List et vous devez constamment repousser vos tâches au lendemain ? Vous n’êtes pas seul. Selon une étude, uniquement 50% des tâches prévues sont réalisées quotidiennement, alors que 41% sont reportées indéfiniment. Pourquoi est-il si difficile d’organiser sa journée de travail ?

Parce que nous vivons dorénavant dans l’ère de l’interruption constante. Il ne se passe pas 5 minutes sans que l’on reçoive une nouvelle notification : mails, SMS, appels… Et avec les smartphones, on reçoit également beaucoup de notifications quotidiennes qui n’ont rien à voir avec le travail. Le problème c’est qu’elles ont tendance à réveiller notre cerveau reptilien, c’est-à-dire la partie la plus ancienne de notre encéphale, et on ne résiste pas à l’envie d’aller voir à quoi elles correspondent. On se laisse donc facilement déconcentrer, or il nous faut en moyenne près de 15 minutes pour retrouver notre niveau de concentration initial par la suite. On vous laisse imaginer l’ampleur du temps perdu !

Pas de panique, il est possible de remédier à cette situation, notamment en optimisant sa To-Do List.

Pour commencer, il est important d’expliquer pourquoi cette dernière est indispensable à notre organisation. Certains pensent encore qu’ils n’en ont pas besoin car ils arrivent à se souvenir de tout ce qu’ils ont à faire. Avoir une bonne mémoire, c’est bien, mais notre cerveau n’a pas été conçu pour tenir ce rôle ! Finalement, en faisait cela, vous ne faites que le surcharger d’informations, ce qui vous empêche de vous concentrer pleinement sur votre travail. De plus, sans To-Do List, on prend aussi le risque d’oublier des choses ou de se souvenir d’autres au mauvais moment, et cette peur peut créer du stress supplémentaire inutile.

La To-Do List vous permet ainsi de ne rien oublier et de réduire votre stress, mais également de vous concentrer sur les tâches importantes et de garder une vue globale sur l’ensemble de votre travail. Mais elle n’est vraiment efficace que si elle est bien faite ! Rien ne sert de faire une To-Do List si cette dernière est surchargée d’informations et non hiérarchisée.

Mais alors, quelles sont les règles à suivre pour une To-Do List réussie ? Suivez le guide !

Avant toute chose, il est primordial d’apprendre à hiérarchiser les tâches. Selon le psychologue Tony Crabbe, auteur du best-seller « Plus jamais débordé ! », il faut abandonner l’idée qu’on peut tout accomplir en une journée sans méthode. Face à une liste d’une quinzaine de tâches à faire dans la journée, il faut apprendre à identifier celles qui importent vraiment et qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Le plus souvent, on prend du retard sur notre travail car on se laisse déborder par une multitude de petites tâches soi-disant « urgentes » mais peu essentielles. Si vous voulez vraiment respecter votre planning et mener à bien tous vos objectifs, vous allez devoir apprendre à dire non à vos collègues qui sollicitent votre aide sur des missions secondaires.

Il faut savoir trouver un équilibre entre les tâches importantes et les tâches urgentes. Pour ce faire, évitez de remplir votre agenda à plus de 30% de tâches essentielles. Il faut savoir laisser de la place pour l’imprévu, très présent dans le monde du travail. Chaque journée amène son lot de tâches ponctuelles plus ou moins urgentes/importantes, qui peuvent prendre parfois jusqu’à 40% de notre emploi du temps quotidien. Rien ne sert donc de surcharger sa To-Do List.
Il est temps d’arrêter de la voir comme une simple liste verticale, semblable à une liste de course. Elle doit être faite sur-mesure en fonction de vos missions, de vos objectifs, de vos horaires et de votre façon de travailler. Il n’y a que comme cela que vous gagnerez en productivité !

Il n’est plus question de vous organiser uniquement en fonction du temps que vous passez au travail, mais plutôt en fonction de votre rythme et de vos capacités de concentration. C’est un fait généralement accepté par tous que l’on est particulièrement productif le matin, certaines études disent qu’on atteint notre pic de productivité à 11h, mais cela peut varier selon les individus. Si vous savez que vous avez un gros dossier à traiter et que l’exercice demandera un fort effort cérébral, ne prévoyez pas de vous en occuper en début d’après-midi au moment de la digestion. En choisissant l’horaire propice, vous mettez toutes les chances de votre côté pour faire du travail rapide et efficace. De plus, les période de creux, ou vous êtes peut-être un peu plus fatigué, ne sont pas perdues car elles peuvent être dédiées au brainstorming et à la réflexion. Il a été prouvé scientifiquement qu’on est plus propice aux bonnes idées quand on n’est pas forcément concentré.

Une fois vos tâches hiérarchisées, il est primordial de leur assigner une durée. En moyenne, on peut rester concentré sur une même tâche pendant une heure et demie. Évitez donc de vous prévoir des plages horaires de 3h sur une même activité. N’hésitez pas cependant à vous laisser du temps, même sur des tâches qui peuvent vous paraître simples et rapides, car on a souvent tendance à se sur-estimer. Cependant, si vous voyez qu’un projet va vous prendre beaucoup de temps, il est préférable de le décomposer en plusieurs sous-tâches.

Attention, il est très important que votre To-Do List soit très précise. Pour ce faire, utilisez bien des verbes d’action pour décrire précisément les missions. On bannit donc les phrases telles que « Écrire le rapport X » ou « Appel téléphonique » et on utilise à la place « Écrire les chapitres 1 et 2 du rapport X » et « Appeler le fournisseur Y pour le projet X ». Ainsi, il sera plus facile pour vous de connecter ces tâches avec l’accomplissement de vos objectifs, et ainsi gagner en motivation.

Selon Brian Tracy, formateur et coach américain, l’idéal est de commencer chaque jour par la tâche qui vous enchante le moins. Cela vous évitera de la repousser à plus tard indéfiniment, et vous facilitera également le reste de la journée ; une fois cette tâche achevée il vous sera plus facile de continuer votre travail sans avoir à y penser et en faisant des choses qui vous plaisent davantage !

Bien sûr, ces conseils sont à adapter selon votre personnalité et vos méthodes de travail. Il n’existe pas une méthode d’organisation parfaite pour tout le monde. Certains d’entre vous n’adopteront que la To-Do List quotidienne, d’autres élaboreront également des To-Do Lists sur plusieurs mois, voire sur une année entière. Généralement, c’est mieux de la faire la veille pour le lendemain, ainsi vous pouvez tout de suite vous mettre au travail en arrivant le matin. Mais certaines personnes préfèrent également prendre le temps de se poser pour boire un café, trier les mails et planifier le reste de la journée.

Finalement, le vrai challenge de la To-Do List est de rester bien discipliné et de bien s’y tenir, même si elle est parfaitement organisée. Un conseil pour ne pas vous démotiver : pensez bien à rayer les tâches une fois que vous les avez achevées. C’est un plaisir simple, certes, mais sacrément efficace pour vous donner envie de continuer !