Onboarding : comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Beaucoup d’entreprises font l’erreur de négliger la phase d’intégration de leurs nouveaux collaborateurs. Or, cette étape représente 50% de l’efficacité d’un process de recrutement. Rien ne sert, finalement, de dépenser une somme importante pour trouver le candidat idéal, si c’est pour ensuite négliger son arrivée. Cette période de transition est cruciale dans ce contexte de pénurie de talents où la fidélisation des collaborateurs est devenue une priorité.

En effet, c’est dans les 6 premiers mois suivant leur embauche que 86% des salariés prennent la décision de rester ou de quitter l’entreprise. Ils sont également 20% à mettre fin à leur contrat au moment de la période d’essai. On sait enfin que 45% des démissions ont lieu la première année. La raison évoquée ? Les salariés se disent déçus de leurs premières semaines ou de leurs premiers mois dans l’entreprise et expliquent qu’ils s’y sentaient mal intégrés.

Le processus d’intégration, que l’on appelle « onboarding » en anglais, est important et mérite d’être soigné. Dans un premier temps, il permet d’optimiser la productivité du nouvel arrivant. Plus vite il se sentira à l’aise dans l’entreprise et comprendra ses enjeux, plus vite il pourra donner le meilleur de lui-même. Dans un deuxième temps, un « onboarding » réussi permet de réduire le turnover jusqu’à plus de 30% !

Mais comment réussir cette intégration ? Son objectif premier est d’aider le nouveau salarié à découvrir l’entreprise (ses codes, sa culture, l’environnement en général), ses équipes et les individus avec qui il travaillera, ainsi que son poste et ses missions (les objectifs, la mesure des résultats, les stratégies…).

Contrairement à ce que l’on peut penser, l’intégration d’un nouveau salarié ne débute pas à partir de son premier jour. Elle doit être effective dès la signature du contrat de travail. Si le délai entre son recrutement et son premier jour dépasse deux semaines, il est important de garder un contact régulier avec le candidat, notamment avec des mails, des SMS ou des appels téléphoniques. Vous pouvez également organiser des déjeuners ! C’est l’occasion de lui parler des projets en cours et à venir et ainsi l’aider à mieux se projeter et se préparer pour son premier jour.

Cela va sans dire, mais n’oubliez pas aussi d’informer le reste de vos collaborateurs de son arrivée, en précisant son nom et le poste qu’il va occuper. S’il a l’impression que personne ne l’attendait et que personne ne sait qui il est, il peut se vexer et avoir du mal à s’intégrer à long terme.

Il est aussi important de préparer bien en amont son poste de travail, avec tous les outils dont il aura besoin pour mener à bien ses missions et atteindre ses objectifs. Si vous n’anticipez pas sa place physique dans l’entreprise, il aura l’impression que son arrivée n’était pas préparée, et cela pourrait renvoyer une image désorganisée de l’entreprise.

Vous pouvez également l’inviter à une sortie ou un évènement d’équipe avant son intégration officielle, afin de lui présenter ses futurs collaborateurs dans une ambiance plus conviviale. C’est aussi l’occasion de lui donner une première idée de la culture d’entreprise !

Si possible, l’idéal est encore de faire de l’arrivée du nouveau collaborateur un évènement festif pour tout le monde ! Vous pouvez, par exemple, commencer la journée en l’accueillant avec un petit-déjeuner en compagnie de ses futurs collègues.

Vous pouvez également lui remettre un kit de bienvenue ! En plus des documents administratifs basiques, vous pouvez y glisser des goodies avec le logo de l’entreprise (une tasse, un stylo, un sac de sport, etc.), ainsi qu’un support de présentation de l’entreprise détaillant ses codes, son règlement, ses valeurs et sa culture.

Le premier jour doit être une journée d’accompagnement. Évitez donc de le laisser seul à son bureau et de le laisser déchiffrer seul les dossiers à sa charge. Commencez par l’inviter à assister aux réunions de la journée, pour lui permettre de comprendre les enjeux actuels de l’entreprise, ainsi que la place de chaque collaborateur.

Dans le cadre d’une grande entreprise, il peut être intéressant de lui donner une vision d’ensemble en organisant une visite de chacun des services, y compris ceux avec lesquels il ne travaillera pas forcément. Cet exercice l’aidera notamment à comprendre exactement sa place dans l’entreprise et la portée de son travail sur son ensemble. Ces rencontres lui permettront aussi d’identifier les services et les individus qui l’aideront à son poste. Une bonne manière de favoriser la cohésion et le travail d’équipe !

Dans le cas d’un remplacement, il est pertinent d’organiser un passage de relais entre l’ancien collaborateur et le nouveau, afin que le premier transmettre au deuxième toutes les informations nécessaires sur son poste et ses dossiers en cours.

Au terme de cette première journée, prenez le temps de vous entretenir avec votre nouveau collaborateur pour lui demander ses premières impressions et lui donner l’opportunité de vous poser des questions. C’est aussi le moment idéal pour redéfinir avec lui le cadre de son poste, ce que vous attendez de lui (objectifs à courts et moyens termes) et ce qu’il attend de vous. L’objectif du premier jour est aussi pour l’entreprise de communiquer son enthousiasme et de donner envie à la nouvelle recrue de réussir !

La période d’intégration s’étale sur plusieurs semaines, voire sur plusieurs mois. Pour assurer un suivi régulier efficace, le mieux est encore d’assigner un mentor au nouvel arrivant, si le contexte du poste le permet. Idéalement, le mentor fait partie de son équipe et est là pour répondre à toutes ses questions opérationnelles, mais également pour l’aider à se repérer dans l’espace et à s’intégrer au reste de la team.

En parallèle, il est essentiel d’organiser avec lui des points réguliers sur une période de 2 à 6 mois pour évaluer son intégration et sa compréhension de ses missions et de ses objectifs. Ces points peuvent se faire en face-à-face ou même à l’écrit avec ce qui s’appelle le « rapport d’étonnement », c’est-à-dire un questionnaire rapide pour mesurer son appréciation du poste, sa capacité à s’intégrer et à mener à bien ses missions en utilisant les bons outils, ainsi que sa compréhension des règles et de la culture de l’entreprise.

Maintenant que nous avons établi la liste des bonnes pratiques, il est temps d’aborder les erreurs à éviter pour un « onboarding » réussi. La plus importante est de ne pas donner trop de documents à lire et à comprendre au nouveau collaborateur dès son arrivée. Laissez-lui le temps d’assimiler les informations et n’ayez pas peur de vous répéter. Évitez également de prévoir des présentations PowerPoint de 4 heures, sans pauses. On apprend généralement mieux en faisant, alors ne vous attardez pas trop sur la théorie. Mettez-vous à la place du candidat. Comment vous sentiriez-vous si l’on vous donnait 10 documents de 30 pages à lire ? Probablement un petit peu débordé !

La phase d’intégration des nouveaux salariés est donc très importante : un process d’« onboarding » soigné permet aux entreprises de fidéliser et d’impliquer leurs équipes dès le début et ainsi lutter contre la pénurie de talents et développer leur marque employeur.