Manager à distance : Les 6 étapes essentielles pour un télétravail performant

Selon une étude de PWC réalisée en mars 2022 auprès de 57 000 personnes, le télétravail est l’un des 8 éléments essentiels au bien-être au travail pour 47 % des répondants. Le développement de ce mode de travail à distance oblige les managers à modifier leurs techniques managériales et leur organisation afin d’assurer le bien-être de leurs collaborateurs, de retenir leurs talents, de les engager et ainsi de développer leur productivité et leur performance. 

Quelles sont les étapes clés pour assurer un management en télétravail efficace et gagner en productivité ? 

Étape 1 – Créez un cadre gagnant pour une productivité maximale en télétravail

Étape 2 – Boostez l’implication de vos salariés en télétravail : clé du succès

Étape 3 – Une communication virtuelle inébranlable : les secrets de la connexion à distance

Étape 4 – Motivation à distance : comment mesurer et stimuler l’engagement de vos salariés

Étape 5 – Anticipez et surmontez les défis du travail à distance avec brio

Étape 6 – Les outils essentiels pour manager avec succès à distance : votre boîte à outils virtuelle

Trop souvent oubliée, la charte du télétravail est un document qui permet de formaliser des règles et de fixer un cadre. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est fortement recommandée pour éviter les litiges et faciliter le management à distance. Pour engager vos collaborateurs et les responsabiliser, nous vous conseillons de co-construire cette charte en abordant des points clés en fonction de leurs besoins, tels que le cadre vie privée et professionnelle en définissant des horaires, le matériel dont ils ont besoin, etc. 

Quelques exemples de mentions à indiquer dans la charte de télétravail : 

Les conditions de passage du travail à distance 

Le lieu 

• La durée, les horaires et les jours de télétravail autorisés 
• Les équipements mis à disposition 
• Les modalités de remboursement des frais de dépenses liées au télétravail 
• Les règles de confidentialité 
• Les consignes de santé et sécurité 
• Les modalités de suivi des missions 
• Les salariés éligibles au travail à distance 
• Le droit à la déconnexion 

La règle numéro un du management à distance est la confiance. Abandonnez votre management « Command & Control » et positionnez-vous comme un vrai coach. En plaçant au centre de votre management, la confiance et l’autonomie, vous en sortirez gagnant. Responsabilisées, vos équipes voudront gagner davantage votre confiance et votre reconnaissance et seront automatiquement plus engagées. 

Ce mode de management bienveillant et encourageant vous permettra de renforcer le lien avec chacun de vos collaborateurs, les faire évoluer, désamorcer les points de clivages, gagner en productivité…  

Créez une culture d’entreprise en télétravail en présentant l’objectif global de l’entreprise pour donner une ligne directive et du sens aux projets. Le temps de travail n’a jamais reflété la performance et la productivité. Et cet indicateur l’est encore moins dans le travail à distance. 

Voici les règles à suivre pour gager en productivité en télétravail : 

1. Créer une réelle culture d’entreprise à distance. 
2. Présentez l’objectif global de l’entreprise pour donner une ligne directive et donner du sens aux projets. 
3. Déterminez des objectifs individuels SMART validés par vos collaborateurs : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps. 
4. Analysez régulièrement l’avancée des projets de chaque salarié pour atteindre les objectifs et aidez-les dans l’organisation du travail en priorisant leurs tâches si besoin. Demandez et partagez vos feedbacks qu’ils soient positifs ou négatifs. 
5. Récompensez les réussites pour motiver davantage vos collaborateurs, et augmenter leur productivité. Soyez innovants : remerciements publics, augmentation de salaire, primes, cadeaux, nouvelles responsabilités, confier une nouvelle mission challenging… 

Les discussions informelles à la cafétéria ou en fumant une cigarette sont plus rares avec le télétravail. De plus, les échanges écrits peuvent parfois être source d’incompréhension et de frustration. Découvrez d’ailleurs notre article sur : Comment gérer les conflits en télétravail ? 

En fonction de la taille de vos équipes et des différents postes que vous gérez:  

• Organisez des réunions hebdomadaires ou quotidiennes. 
• Si vous avez opté pour un télétravail hybride, gardez au moins une journée de présence avec tous vos collaborateurs pour les réunions hebdomadaires. 
• Utilisez des techniques de design thinking, telles que le brainstorming. 
• Attribuez un rôle à chacun pour motiver et responsabiliser vos collaborateurs.

Pendant ces moments d’échange, votre rôle sera également de déceler l’humeur et la motivation de vos collaborateurs à distance en mesurant leur «météo émotionnelle». 

Mais comment faire ?  

1. Commencez la réunion en demandant à chaque participant de noter sur un post-it un émoji représentant leur humeur et leur motivation du jour. 
2. Animez la réunion en suivant l’ordre du jour prévu. 
3. Clôturez la réunion en demandant à nouveau à chaque participant de partager leur « météo émotionnelle ». 
4. Si un salarié était démotivé et de mauvaise humeur au début de la réunion et le reste à la fin, prenez contact avec lui en privé pour en discuter.  

Le télétravail peut être une source de distraction ou une difficulté à séparer vie professionnelle et vie personnelle. Maintenez une communication régulière pour aider vos équipes à s’organiser et à être productifs, en les guidant dans la mise en place d’une routine et organisation de travail structurée avec des outils d’organisation, tels que la méthode Pomodoro. Adaptez vos pratiques en fonction des retours de vos salariés.

Afin de planifier, suivre et gérer les projets de votre équipe avec une vue d’ensemble (avancement, deadline, tâches…), utilisez des outils en ligne de gestion de projet comme : 

• Trello, 
• Asana, 
• Jira, 
• Microsoft Project. 

Organisez votre journée et inciter vos équipes à faire de même, en fonction de vos tâches à accomplir et suivez votre progression grâce à des outils dédiés. Cela permet de cadrer et de gagner nettement en productivité dans leur emploi en télétravail. Plusieurs outils gratuits existent comme :

• ASANA, 
• Todoist, 
• Remember The Milk, 
• Any.do, 
• Microsoft Planner. 

Fluidifiez les échanges avec vos salariés en télétravail en utilisant des outils de messagerie en ligne ou réunion à distance comme: 

• Slack, 
• Microstoft Teams, 
• Microstoft Yammer, 
• Zoom. 

Pendant ces réunions, on ne le répètera jamais assez, mais demandez à chacun de vos salariés d’activer leur caméra. Se voir est essentiel pour créer une équipe soudée et mesurer la motivation de chacun dans en travaillant à distance. Créer une réelle cohésion d’équipe et une appartenance grâce à la création d’espace : « team » avec toute votre équipe…

Afin de ne pas tomber dans la sollicitation abusive et de maintenir des périodes de concentration, activez temporairement le mode « ne pas déranger ». Ne vous inquiétez pas s’il y a une urgence, vos salariés pourront toujours vous appeler sur votre ligne directe. 

Des outils tels que : 

• Google Drive 

• Dropbox 

• Microsfot SharePoint 

• OneDrive. 

Ils permettent de stocker et de partager des fichiers en lien avec votre équipe. Ils facilitent également la collaboration dans les emplois en télétravail en permettant à plusieurs collaborateurs de travailler à distance sur les mêmes documents en temps réel. Pensez à utiliser des droits de partage en fonction du degré de confidentialité des fichiers.

Par exemple Google Agenda (suite Gmail Workspace) ou Outlook (suite Microsoft) sont des outils gratuits idéaux pour s’organiser, mais aussi programmer des réunions et vérifier les disponibilités de chacun. Au même titre que la fameuse phrase « ma porte est toujours ouverte » soit vous laissez des plages libres dans votre agenda pour permettre à vos collaborateurs de vous contacter lorsqu’ils en ont besoin, soit vous programmez des temps de partage avec chacun d’eux. Le bien-être en télétravail reste essentiel.  

Enfin, que ce soit pour du télétravail hybride ou total, l’utilisation d’un planning partagé pour indiquer les jours d’absence ou de télétravail est fortement recommandée. Vous pouvez par exemple utiliser un agenda partagé sur Google Agenda ou un logiciel de ressources humaines comme LUCCA ou Eurécia, qui vous offrira une centralisation totale des éléments. 

Sécurisez vos données en télétravail avec des outils de chiffrement de données et des antivirus, comme des VPN, qui  sont essentiels pour protéger vos données et votre réseau. 

Pour résumer, pour motiver vos collaborateurs à distance, gagner en productivité en télétravail et atteindre vos objectifs, vous devez suivre ces six étapes clés dans le management à distance :  

• Pensez à définir un cadre clair dès le début, que ce soit en physique ou à distance. 

• Responsabilisez vos collaborateurs (tout contrôler n’a jamais été la solution). 

• Créer une communication virtuelle pour maintenir des échanges verbaux. 

• Ne lésinez pas la motivation de vos salariés 

• Aidez-vous des outils pour faciliter l’organisation du travail à distance. 

Enfin, assurez-vous que vos collaborer maîtrise ses 6 comptences clés pour un télétravail réussi.