Le pre-boarding ou comment assurer la réussite d’un recrutement

Vous connaissez sans doute déjà le terme d’ « onboarding », qui désigne l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accueillir leurs nouveaux collaborateurs. Cette période d’intégration peut s’étaler sur plusieurs jours, semaines ou mois, en fonction de ce que prévoit l’entreprise. C’était sans aucun doute le mot qui dominait les conversations RH en 2020, puisqu’il fallait alors relever le challenge d’intégrer les nouveaux collaborateurs à distance.

Il existe cependant une autre étape, préliminaire à celle-ci et tout aussi importante : le pre-boarding. Elle englobe l’ensemble des actions mises en place par une entreprise entre l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat et son premier jour dans la structure. En effet, les entreprises le savent : ce n’est pas parce qu’un candidat a signé une promesse d’embauche qu’il se présentera le jour J à son poste. Il arrive que les candidats ne donnent plus de nouvelles du jour au lendemain et ne se présentent jamais pour leur premier jour. Le pre-boarding a pour objectif de diminuer les chances que cela arrive.

La première question à se poser est qu’est-ce qui pousse les candidats à ne pas se présenter pour leur premier jour de travail dans une nouvelle entreprise ? Selon un sondage, il existe trois principales raisons :

• Pour 56% des candidats : découvrir une inadéquation entre leurs valeurs et celles de l’entreprise.
• Pour 40 % des candidats : une contre-offre. Cette situation est d’autant plus plausible si le délai entre la signature et l’intégration est long. Certains candidats n’auront pas envie d’attendre plusieurs mois et seront tentés d’aller voir ailleurs.
• Pour 35% des candidats : un manque de communication de la part de l’entreprise entre la promesse d’embauche et la date d’intégration.

Bien que des entreprises en France aient été confrontées au scénario-catastrophe du candidat qui ne se présente jamais, seulement 10% d’entre elles mettent en place une stratégie de pre-boarding. En plus d’être une méthode efficace pour sécuriser les recrutements, c’est aussi un bon moyen de booster sa marque employeur.

Il faut aussi se mettre à la place des candidats. Certes, leur candidature a été validée, mais ils ne font pas encore vraiment partie de l’entreprise. C’est donc une période un peu stressante où ils disposent de peu d’informations et de peu de visibilité sur ce qui les attend. Il est donc important de garder le contact et de les rassurer. Ils n’en seront que plus motivés de rejoindre l’équipe, une fois le jour J arrivé !

Le pre-boarding est donc une étape essentielle, qui présente de nombreux avantages si elle est bien organisée :

• Présenter la culture de l’entreprise au candidat : pour le faire patienter avant son intégration officielle, vous pouvez lui donner un peu de lecture : de la documentation sur votre entreprise, son histoire, son activité, ses valeurs, etc.
• Gagner du temps sur la partie administrative : tout ce que vous pourrez faire pendant le pre-boarding ne sera plus à faire pendant l’onboarding. Pour éviter au candidat un premier jour fastidieux à signer des papiers, vous pouvez d’ores et déjà commencer à vous occuper des détails administratifs relatifs à son embauche, avant qu’il n’arrive. Cela inclut également la partie matériel, pour s’assurer que tout soit prêt le jour de son arrivée : la création de sa boîte mail, son matériel de travail (téléphone, ordinateur…), accès aux différents dossiers internes, la préparation de sa voiture de fonction si besoin, etc.
• Une meilleure intégration sur le poste : il est intéressant pour le manager de prendre contact avec le nouveau collaborateur avant son arrivée pour pouvoir lui donner des précisions sur le poste et les missions. Le collaborateur aura ainsi une vision plus précise de ce qui l’attend et ces informations lui permettront de s’adapter plus rapidement et plus facilement une fois en poste.
• Une meilleure intégration dans l’équipe : le pre-boarding est le moment idéal pour commencer les présentations entre le nouveau collaborateur et ses futurs collègues. Cela facilitera grandement les échanges une fois que le nouveau collaborateur rejoindra officiellement l’équipe et il aura beaucoup plus de faciliter à s’intégrer. Pour ce faire, vous pouvez notamment l’inscrire en avance sur le réseau social interne de l’entreprise ou bien l’inviter à des évènements d’équipe.

Bref, vous l’aurez compris, un pre-boarding efficace permet aux nouveaux collaborateurs d’être plus à l’aise le jour de leur arrivée et donc de prendre leurs fonctions plus rapidement ! Il n’y a pas nécessairement de plan précis à suivre pour un pre-boarding réussi : tout dépend de l’entreprise et de sa culture. L’essentiel est de garder une communication soutenue avec le futur collaborateur et de lui montrer que non seulement vous ne l’oubliez pas, mais vous l’attendez avec impatience !

Il s’agit donc de mettre en place des actions simples et concrètes : des échanges téléphoniques réguliers, des déjeuners d’équipe, une visite des locaux, etc. Vous pouvez également lui envoyer les newsletters que vous réservez aux équipes en interne ou même aux clients pour qu’il se familiarise avec la culture et le discours de l’entreprise.

L’objectif est qu’il se sente en confiance et qu’il puisse facilement se projeter dans l’entreprise, au-delà de ses premiers jours d’intégration. Le pre-boarding est une étape simple et peu couteuse à mettre en place, qui implique de multiples acteurs de l’entreprise. Il est donc important de la soigner, surtout qu’elle représente aussi un levier important pour la marque employeur de la structure : elle montre que l’entreprise prend soin de ses collaborateurs avant même qu’ils n’intègrent les équipes.