Comment organiser des réunions à distance efficaces ?

Selon une étude réalisée par Deskeo, plus de 84% des réunions en France se sont déroulées à distance depuis septembre 2020. Avec les différentes périodes de confinement, le télétravail est devenu la nouvelle norme et est bien parti pour survivre à la crise sanitaire. La culture de la Visio-conférence a donc encore de belles années devant elle !

Est-il cependant réellement possible d’organiser des réunions à distance efficaces ? Comment peut-on créer un climat chaleureux et une dynamique d’équipe propice à la productivité par écran interposé ? Le challenge est de taille mais, si elle est réussie, la réunion à distance présente de nombreux avantages : elle permet de réunir des équipes dispersées à travers le monde, elle permet de faire gagner du temps et de l’argent (pas de frais de déplacement, location de salles, etc.) et, si elle est bien organisée, elle peut même s’avérer être plus efficace que la réunion classique où les dérives et les hors sujets tendent à polluer les discussions.

Mais attention, la condition sine qua non est là : elle doit être très bien organisée. En effet, certaines personnes ont tendance à penser que les réunions à distance ne nécessitent pas le même degré d’attention et de préparation. Pourtant, elles présentent des pièges : les participants sont souvent tentés de faire autre chose en même temps et peuvent vite se distraire, ce qui entraîne généralement la monopolisation de la parole par seulement une ou deux personnes… et ainsi empêche les débats intéressants.

Il est donc très important de bien préparer la réunion en amont pour ne laisser aucune place aux mauvaises surprises.

La toute première étape est de choisir le bon outil pour tenir la réunion. Il faut ainsi prendre en compte plusieurs facteurs : le nombre de participants, le besoin de partager des informations ou de travailler en simultanément sur un seul document… Il existe beaucoup d’outils différents : Teams, Zoom, Skype, Sparkup… Il faut bien se renseigner sur les fonctionnalités de chacun pour prendre la meilleure décision au meilleur coût.

Il faut aussi se poser la question du format : faut-il organiser une visioconférence où tout le monde allumera sa webcam ? Ou vaut-il mieux se contenter de l’oral uniquement ? La caméra permet de dynamiser les réunions et inclut également la dimension de la communication non verbale avec les expressions du visage et les gestes, rendant ainsi les discussions plus fluides. En revanche, si les participants sont chez eux, il y a des chances qu’il n’ait pas envie d’allumer leur webcam pour ne pas partager une partie de leur vie privée. On notera ainsi qu’il est possible de changer l’arrière-plan de sa webcam sur la plupart des logiciels de réunion en ligne.

Une fois ces détails traités, il est important de communiquer des informations claires à l’ensemble des participants en amont de la réunion : date et heure, lien vers la réunion (ou nom du logiciel choisi), l’ordre du jour et l’ensemble des documents nécessaires pour la préparation et/ou le bon déroulement de la réunion le jour J.

L’idéal est de fixer l’heure de la réunion 5 à 10 minutes avant l’heure où vous souhaitez que la réunion commence réellement. Cela permettra de pallier aux retards et aux problèmes techniques. Et parce que la technologie n’est pas toujours fiable, il faut toujours se préparer à un éventuel problème et prévoir un plan B. Teams ne fonctionne pas ? Préparez une possible retraite sur Skype.

Le jour J, il est conseillé de se connecter quelques minutes avant l’heure annoncée au reste des participants afin de vous assurer que tout fonctionne sur le plan technique (micro, webcam, réseau…) et pour accueillir les participants au fur et à mesure de leur arrivée.

Pour être sûr de n’oublier personne, l’astuce est de se munir d’une liste avec les noms et les coordonnées de tout le monde pour pouvoir confirmer leur présence et les contacter en cas de gros retard. Aussi, avant de rentrer dans le vif du sujet, il est préférable de vérifier que les outils fonctionnent pour tout le monde.

Au cours de la réunion, le défi sera de cultiver l’engagement de tous les participants. Pour ce faire, il existe plusieurs solutions :

• Poser régulièrement des questions en invitant toujours des personnes spécifiques (en les nommant) d’y répondre
• Inclure des visuels percutants pour favoriser la compréhension et l’attention
• Inclure au fil de la réunion des sondages, des quizz et autres activités ludiques pour animer le débat
• Confier aux participants différentes tâches : maître du temps, coordinateur, etc. Cela les poussera à prêter attention à tout ce qu’il se passe pendant la réunion.

Enfin, il est important de limiter le plus possibles les interruptions inutiles : bruits de fond, micro qui grésille, problèmes de connexion, etc. Le mieux est de fixer certaines règles :

• Demander à ce que les participants s’installent dans un endroit calme et de s’isoler pour la réunion
• Couper le micro si on ne parle pas
• Lever la main quand on souhaite s’exprimer

Autant pour les réunions virtuelles que classiques, on a souvent tendance à négliger l’étape de l’après réunion. Pourtant, elle est très importante car elle permet d’éviter les confusions, les incompréhensions et les pertes d’informations. C’est pourquoi une fois la réunion terminée, il est conseillé de faire un mail récapitulatif des points qui ont été abordés et des décisions qui ont été prises. Ré-expliquez notamment le plan d’action sur lequel vous vous êtes tous mis d’accord et rappelez à chaque participant leur rôle. Enfin, pensez à remercier tout le monde pour leur présence et leur attention.

Pour conclure, la réunion à distance demande autant de préparation que la réunion classique, elle demande cependant de faire preuve d’imagination et d’ingéniosité pour maintenir l’engagement des participants. Mais ce sont ces efforts en plus qui permettent bien souvent de rendre les réunions virtuelles bien plus efficaces et productives !