En quête de joie et d’efficacité : la méthode de Marie Kondo pour bien ranger son bureau

En 2011, Marie Kondo sortait son livre La Magie du Rangement. Mais ce n’est qu’en 2019, à la sortie de sa série Netflix L’art du rangement avec Marie Kondo que l’essayiste japonaise a connu un succès mondial. Son objectif ? Aider les individus à mettre de l’ordre dans leurs vies en se débarrassant du superflu et en gardant ce qui leur procure une « étincelle de joie » !

Jusqu’ici ses méthodes de tri et de rangement étaient surtout appliquées dans le cadre domestique : comment ranger son appartement, comment plier ses vêtements pour gagner de la place, etc. Mais cette année, Marie Kondo a décidé de s’attaquer à la sphère professionnelle dans un nouvel ouvrage : Joy at Work. Co-écrit avec Scott Sonenshein, psychologue organisationnel et professeur d’université, il regorge de conseils pour aider les individus à mieux organiser leur espace de travail, leur boîte mails et leur quotidien professionnel en règle générale.

Des informations particulièrement précieuses en ce moment, car nous sommes nombreux à faire du télétravail et à devoir s’organiser entre nos espaces de travail au bureau et chez nous. Voici donc les conseils de la légendaire Marie Kondo pour mieux ranger… et donc mieux travailler !

On a souvent tendance à sous-estimer l’impact d’un espace de travail propre et rangé. Pourtant, l’équation est simple : un bureau organisé = un esprit organisé. Et la première étape pour se sentir bien, c’est un petit peu de ménage ! Effectivement, travailler dans la poussière peut vite devenir pesant. Marie Kondo parle ici de rituel consistant à dépoussiérer son bureau tous les matins. Elle explique que cela lui permet notamment de se vider l’esprit quelques minutes avant de travailler (comme une sorte de méditation) et l’aide à se mettre dans un état d’esprit de travail !

Marie Kondo est très claire sur ce point : attribuer une place à chaque objet est « la condition sine qua non du rangement efficace ». C’est aussi le moyen le plus sûr de ne jamais perdre quoi que ce soit et de retrouver très vite ses dossiers dans l’urgence. La clé est d’effectuer un rangement par catégories. Ce sera bien évidemment à vous de les définir (dossiers clients, statistiques annuelles, fournitures de bureau, etc.) À chaque catégorie son emplacement ! Et pas question de laisser traîner les dossiers pendant des semaines sur son bureau avant de les ranger à leur place : selon Marie Kondo, le rangement doit être effectué au fur et à mesure, et systématiquement !

Il faut privilégier au possible un bureau aéré. Pour ce faire, rien de mieux que la célèbre méthode de tri à la Kondo : ne garder que l’essentiel à votre travail et garder une petite place pour 1 ou 2 objets de décoration capable de déclencher l’« étincelle de joie » nécessaire pour booster votre créativité et votre motivation au quotidien. Il faut donc imaginer un bureau avec votre ordinateur, quelques stylos, un carnet de notes et une petite plante, par exemple. Tout le reste doit être bien rangé (selon les catégories dont nous parlions plus haut) dans les tiroirs, les étagères, les caissons, etc.

La gourou de l’organisation explique qu’il faut à tout prix éviter d’empiler les dossiers et les objets sur son bureau. Pourquoi ? Plus les piles grandissent et se multiplient, plus vous perdez le fil de votre travail. En effet, dès que vous ajoutez un nouveau dossier à une pile, ce dernier cache tous les autres et vous finissez par les oublier ! Mieux vaut ranger de façon à toujours garder un visuel sur les choses que l’on a à faire.

Selon une étude récente réalisée par Adobe, nous passerions en moyenne plus de 5 heures par jour à traiter nos mails. Cette tâche vient très régulièrement perturber notre quotidien et nous empêche parfois d’avancer sur des missions plus importantes. Pour remédier à ce problème, Kondo et Sonenshein conseillent de se réserver un à deux créneaux horaires dans la journée pour s’en occuper. L’objectif est de minimiser les distractions et de consacrer du temps pour faire un tri efficace.

Pour ce faire, Marie Kondo recommande d’organiser les mails dans différents dossiers/groupes. Vous ne devriez pas en voir plus de 10, afin de ne pas être trop encombré. Enfin, elle explique qu’il ne sert à rien de garder tous les mails que l’on reçoit : il faut apprendre à jeter le superflu ! Pour vous aider à reconnaître les mails à garder et ceux à mettre dans la corbeille, Marie Kondo préconise de se poser trois questions :

• Aurais-je besoin de ce mail pour réaliser mon travail correctement dans un futur lointain ou proche ?
• Est-ce que relire ce mail plus tard m’apportera du savoir, de l’inspiration ou de la motivation ?
• Est-ce que ce mail fait jaillir l’étincelle de joie ?

Si la réponse est oui à au moins une seule de ces questions, alors c’est un mail à garder. Sinon, vous pouvez vous en débarrasser sans scrupule !

Pour être vraiment efficace dans son travail, le rangement doit être fait partout ! Et cela inclut aussi votre bureau d’ordinateur. Lorsque l’on voit les ordinateurs de certains, avec des nuages de dossiers en vrac qui se chevauchent sur la page d’accueil, on se demande comment ils font pour s’y retrouver. La plupart du temps, ils ne s’y retrouvent tout simplement pas. Il est très important de prendre l’habitude de ranger et d’archiver les dossiers informatiques au fur et à mesure. La règle d’or c’est de ne garder sur le bureau que les dossiers sur lesquels vous travaillez le jour J.

L’ensemble de ces conseils s’applique dans les espaces de travail professionnels mais aussi dans les espaces de travail à la maison. En effet, avec l’arrivée du deuxième confinement, la pratique du télétravail s’est généralisée et nous sommes de plus en plus nombreux à travailler depuis chez nous. Ces conseils peuvent aussi être appliqués chez nous pour nous aider à gagner en productivité… et en bien-être !