Comment réussir sa passation ?

Vous changez d’entreprise ? Vous avez reçu une promotion et vous gagnez en responsabilités ? Vous vous absentez quelques mois pour un congé sabbatique ou parental ? Bref, vous vous apprêtez à quitter votre poste et une autre personne se prépare à vous remplacer. Toutefois, pour qu’elle puisse reprendre le flambeau avec succès, elle a besoin de vous !

En effet, c’est toujours plus simple d’intégrer un nouveau poste avec l’aide de celui ou celle qui l’a occupé précédemment. On parle alors de « passation de poste » qui est une étape essentielle lors du départ d’un collaborateur et cela fait partie intégrante de l’onboarding d’une nouvelle recrue. Ces premiers jours à travailler en binôme avec la personne que l’on remplace permettent de mieux appréhender le poste et donc d’être plus rapidement opérationnel. C’est aussi plus facile de s’intégrer à l’équipe quand on est accompagné de quelqu’un en qui tout le monde a déjà confiance.

Alors comment bien organiser votre passation de poste et vous assurer que votre successeur parte avec les bonnes cartes en main ?

Avant votre départ et idéalement avant la période de passation en elle-même, il est préférable de vous organiser la liste des choses que vous devez traitez absolument avant votre départ, afin de faciliter l’arrivée de votre remplaçant. L’idée est qu’il ne soit pas noyé sous les dossiers dès ses premiers jours.

Il est très important de prévenir vos interlocuteurs quotidiens de la date de votre départ : collaborateurs, clients, fournisseurs, etc. Lors de cet échange, c’est aussi l’occasion de les prévenir quant à la date de votre passation et ainsi leur proposer de leur présenter votre successeur pour faciliter leur collaboration future. Pensez également à les rassurer sur la gestion des dossiers en cours pendant la période de passation et après votre départ.

Une passation ne dure que quelques jours, dans certains cas même une seule journée. Il est donc important de bien la préparer et de ne pas laisser de place à l’improvisation pour ne pas perdre de temps. Pour cela, il est conseillé de préparer une « checklist » qui reprend toutes les missions de votre poste et vos tâches quotidiennes, afin de pouvoir transmettre le plus d’informations pertinentes possibles. Vous pouvez faire cela sous forme de tableau, en pensant à bien établir le suivi de ce qui a été vu ou non, pour ne pas perdre le fil.

Pendant cette passation, votre successeur va recevoir beaucoup de nouvelles informations en très peu de temps. Vous pouvez l’encourager à prendre des notes et à poser autant de questions que possible, mais il est aussi très important d’avoir un document à lui remettre pour lui faciliter la tâche. Ce document a pour objectif de reprendre les points essentiels de votre poste : vos missions, vos tâches quotidiennes, vos outils/codes d’accès, vos interlocuteurs, etc. Vous pouvez lui remettre ce document en format papier, mais assurez-vous qu’il soit aussi disponible en format digital. À l’avenir, ce document pourra être mis à jour à chaque nouvelle passation de poste.

Si vous avez une réunion ou présentation importante ou un rendez-vous client (ou autres), c’est important d’inclure votre remplaçant. C’est le meilleur moyen d’illustrer efficacement votre travail et de le mettre immédiatement dans le bain. Finalement, il y a de fortes chances pour qu’il se souvienne et qu’il apprenne davantage de ces moments-là que du reste. C’est aussi une belle opportunité pour lui d’échanger avec sa future équipe, ses futurs clients, son futur manager, etc. Cette initiative de votre part ne pourra que l’aider à s’intégrer plus facilement après votre départ.

Dans l’idéal, si vous vous en avez la possibilité, restez disponible pour votre successeur en cas de besoin, après votre départ. Bien évidemment, si vous intégrez une nouvelle entreprise, vous ne pourrez pas rester disponible à 100%, mais laissez la porte ouverte pour qu’il puisse vous envoyer un mail en cas de besoin. Peut-être que vous ne pourrez pas lui répondre toujours très rapidement, mais vous pourrez quand même répondre à ces interrogations. Il y a des chances pour qu’il ne vous contacte jamais, mais seulement d’avoir ce filet de sécurité et de savoir qu’il n’est pas complètement lâché seul dans la nature peut le rassurer grandement pour la suite de sa prise de poste.